中华人民共和国档案行业标准
档案工作基本术语


    1 范围
    本标准确定了档案工作的基本术语及其定义。
    本标准适用于档案工作、文书工作及有关领域。
    2 一般概念
    2.1 档案
    国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
    2. 2 档案价值
    档案对国家、社会组织或个人的有用性。
    2.3 档案工作
    管理档案和档案事业的活动。
    2.4 档案管理
    档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、和提供利用等活动。
    2.5 档案学
    研究档案的形成规律、性质、特点以及档案工作方法与发展规律的科学。
    2.6 公共档案
    国家机构或其他公共组织在公务活动中形成的为社会所有的档案。
    2.7 私人档案
    私人或私人组织在社会活动中形成的为私人所有的档案。
    2.8 文书档案
    反映党务、行政管理等活动的档案
    2.9 科学技术档案
    反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案。
    2.11 音像档案
    记录声音或影像的档案,包括照片、影片、录音带、录像带等。
    2.12 文件
    国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的信息记录。
    2.13 电子文件
    以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。
    2.14 原件
    最初产生的区别于复制的原始文件。
    2.15 复制件
    与原件内容相同的复制品。
    2.16 文稿
    文件起草过程中形成的历次稿子,可以为草稿和定稿两种。
    2.17 文本
    同一文件由于作用不同而形成不同的版本,可分为正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。
    2.18 正本
    有规范格式和生效标志的正式文本。
    2.19 副本
    再现正本内容和形式特征的复本,备存查和通知有关方面之用。
    2.20 手稿
    由作者用手写或打字等方式制作的原稿。
    2.21文种
    按性质和用途确定的文件种类的名称。
    2.22档案行政管理部门
    具有政府行政管理职能的档案事业管理机构。
    2.23档案室
    国家机构、企业事业单位或其他社会组织内部设置的集中管理本单位档案的专门机构。
    2.24档案馆
    集中管理特定范围的专门机构。
    2.24.1综合档案馆
    按照行政区划或历史时期设置的管理规定范围内多种门类档案的具有文化事业机构性质的档案馆。
    2.24.2专业档案馆
    管理特定范围专业档案的档案馆。
    2.24.3部门档案馆
    专门主管部门设置的管理本部门及其直属机构档案的档案馆。
    2.24.4企业档案馆
    企业设置的管理本企业档案的档案馆。
    2.24.5事业单位档案馆
    事业单位设置的管理本单位档案的档案馆。
    2.25档案资料目录中心
    集中管理若干档案馆、档案室特定范围档案史料目录并提供检索服务的专门机构。
    2.26文件中心
    介于文件形成机构和档案馆之间的中间过渡性文件管理机构。
    3 档案收藏
    3.1收集
    档案馆、档案室接收及征集档案和其他有关文献的活动。
    3.1.1归档
    办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室(馆)保存的过程。
    3.12移交
    档案室(馆)等按照国家有关规定把档案交给接收方档案馆保存的过程。
    3.13接收
    档案馆、档案室按照国家有关规定收存档案的过程。
    3.14征集
    档案馆按照国家有关规定征收散存档案、散失档案和其他有关文献的活动。
    3.2寄存
    档案所有者在保持其法定所有权的情况下,将档案存放在档案馆的行为。
    3.3捐赠
    档案所有者将档案无偿赠送给档案馆的行为。
    3.4交换
    国家(地区)之间、档案部门之间、档案部门与其他部门之间按照法规或协定互换档案和其他文献的活动。
    3.5馆藏
    档案馆收藏的档案信其他藏品的总和。
    3.6散失档案
    未保存在法定保管处所的档案。
    3.7散失档案
    从原形成国家(地区)散失到国外的档案。
    4 档案鉴定
    4.1鉴定
    判定档案真伪和价值的过程。
    4.2保管期限
    对档案划定的存留年限。
    4.3保管期限表
    规定档案保管期限的文件。
    4.4销毁
    经过鉴定对失去价值的档案作毁灭性处置的过程。
    4.5销毁清册
    登记被销毁档案题名、数量等内容并由负责人签署的文件。
    5 档案整理
    5.1整理
    按照一定原则对档案实行系统分类、组合、排列、编号和基本编目,使之有序化的过程。
    5.2来源原则
    把同一机构、组织或个人形成的档案作为一个整体加以管理的原则。
    5.3档案实体分类
    根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。
    5.4立档单位
    构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。
    5.5全宗
    一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的的档案整体。
    5.6联合全宗
    由两个或两个以上立档单位形成的互有联系不易区分全宗而作为一个全宗对待的档案整体。