西北师范大学学生档案管理办法

(试行)

 

第一章            

 

第一条 为了加强我校学生档案规范化管理工作,提高管理质量,根据教育部《高等学校档案管理办法》以及学校有关规定,特制定本办法。

第二条 本办法所称学生档案是指在我校接受全日制普通高等教育的本科生和研究生的个人档案。

第三条 按照集中统一管理档案的原则,我校学生档案由档案馆集中管理档案馆设立学生档案室,派专人负责组织实施学生档案的收集、整理、保管、借阅、查询、转递、发送等日常管理工作

第四条 我校学生档案材料的产生和形成涉及的各学院和相关单位要对学生档案工作高度重视,精心安排,要有分管领导和具体工作人员,对学生档案材料实行专人管理。档案馆要加强学生档案管理工作的业务指导和监督,要定期进行检查和业务培训。

 

第二章           学生档案的归档范围

 

第五条 本科生入学前档案材料的归档范围:

1报考录取材料:普通高等学校招生报名登记表、普通高等学校招生机读志愿卡、普通高等学校招生考生体格检查表、高中毕业生学籍表或高中毕业生登记表;

2.专升本学生专科阶段的毕业档案材料

3加入中国共产党、共青团的材料;

4.社会考生的个人档案及报考材料;

5.其它有关重要材料。

第六条 研究生入学前档案材料的归档范围:

1.入学前高中(中专)及其以上学习阶段的学历材料;

2.有工作经历的个人人事档案材料;

3.加入中国共产党、共青团或其他党派的材料;

4.硕士、博士研究生报考和录取材料;

5.其它有关重要材料。

第七条 学生在校期间档案材料的归档范围:

1.学籍材料:学籍登记表及学籍变更的证明性材料;

2.学习材料:主修、副修专业的各科成绩表、本科生实习鉴定表、教师资格证申请表、研究生学籍及成绩登记表;

3.学位材料:学士学位审批表、研究生学位申请书及学位论文答辩材料;

4.毕业材料:毕业生登记表、学年鉴定表、毕业生体检表、毕业生报到证存根、学生体质健康标准登记卡(或免于执行体质健康标准申请书)、学生素质拓展学分登记表

5.组织材料:加入中国共产党、共青团的材料;

    6.奖励材料:学生在校期间获得校级及其以上各类表彰奖励和荣誉称号登记表或证明文件

7.处分材料:学生在校期间违反校规、校纪,触犯国家法律等形成的各种处分材料(包括甄别、复查材料,处分决定或免予、撤消处分意见等);

8.学生变更姓名等个人信息的有关重要材料;

9.其它有关重要材料。

 

第三章           学生档案的收集与归档

 

第八条 教务处(学校招生办公室):

1.每年620日前将本学年度产生和形成的学生教学类奖励、处分材料送交档案馆归档;

2.每年6月底和9月底前分别档案馆提供学生毕业、结业、肄业、延修名单和学生休学、退学、转学、转专业名单;

3.每年11月底前将确定了专业、学号的新生花名册送交档案馆,并将新生数据库上传至档案馆服务器,并制作光盘存档。

第九条 研究生学院(党委研究生工作部、学位办):

1.每年620日前将本学年度产生和形成的研究生奖惩材料送交档案馆归档;

2.每年6月底前档案馆提供毕业研究生名单,并按照第七条有关规定,完成毕业研究生档案材料的归档工作;

3.每年9月底前档案馆提供研究生结业、肄业、延修、休学、退学、转学、转专业名单;

4.每年10月底前向档案馆提供研究生新生花名册,并按照第六条有关规定将研究生入学档案收交整理后统一送交案馆归档;同时要将研究生新生数据库上传至档案馆服务器,并制作光盘存档。

第十条 学生工作处负责每年620日前将本学年度产生和形成的学生管理类奖励、处分材料送交档案馆归档。

第十一条 团委负责每年620日前将本学年度产生和形成的团内奖励、处分材料送交档案馆归档。

第十二条 武装保卫处负责每年620日前将与本单位职能相关的学生奖励、处分材料送交档案馆归档。

第十三条 其他单位如产生与学生个人相关的重要材料,也要负责在每年620日前送交档案馆归档。

第十四条 各有关学院

1.每年1220日前按照第五条有关规定完成本科新生档案的收交、核对、建档工作,并统一送交档案馆归档;

2.每年6月底前按照第七条有关规定,完成本科毕业生档案材料的收集、整理和汇总工作,并统一送交档案馆归档。

第四章           学生档案的归档要求

 

第十五条 各学院、各单位向档案馆移交的归档材料必须是办理完毕的正式文件材料。

第十六条 归档材料必须齐全完整,内容真实,文字清晰,对象明确,手续完备,整理规范,排列有序,注明承办单位及时间。凡规定由组织审查的材料,必须有组织审核意见、领导签字、加盖单位公章;个人文字材料必须有本人签名。

第十七条 学生档案材料的纸质统一使用16开或A4规格(有专门规定的除外)的办公用纸,手工书写的应使用黑色或蓝黑墨水,不得涂改。涉及学生成绩、奖励、处分等重要内容需要更改的,在更改处要有经办人的签名并加盖单位公章。

第十八条 所有归档材料在向档案馆移交时,必按学院、专业、班级、材料名称分类汇总,以学生学号排序,在材料右上角用铅笔注明学生学号,并要打印归档清单和归档材料目录,由移交人和接交人当面点清,双方签字盖章确认。要做到种类齐全,数字清楚、手续完备。归档清单和归档材料目录一式两份,由档案馆和归档单位各保存一份。

第十九条 学生档案材料的移交人必须是各单位指派的学生档案工作人员,不能由学生代替。

第二十条 各学院在收交新生档案时,必须与学生本人核对档案内容,经学生本人签字确认。新生档案收交齐全后,要及时到档案馆领取学生档案专用袋,按规定的材料顺序装袋建档,并填写好档案袋封面内容,统一送交档案馆。入学后转专业新生的档案由转入学院负责收交归档。

第二十一条 毕业生归档材料的主要对象是正常毕业的本科生和研究生,休学、延修等学生的各类材料由各学院保管,待学生修完全部课程,正式毕业的所有手续办理完毕后再送交档案馆归档。

第二十二条 退学、出国、肄业等学生在办理学籍变更手续前已形成的档案材料,在学生办理完离校手续后,学生所在学院要及时将其档案材料送交档案馆归档。

 

第五章           学生档案的日常管理

 

第二十三条  学生档案管理工作要严格遵守党和国家有关法规和制度,确保学生档案的完整、准确、安全和有效利用。

第二十四条 各学院及相关单位要重视学生档案的日常管理工作,由专人负责学生档案材料的形成、收集、整理、汇总和归档工作。

第二十五条 档案馆对各学院、各单位、各部门移交的档案材料要建立严格的登记制度,入馆的档案材料要及时装入学生本人档案袋,避免错装、混装和漏装,严防档案材料丢失。

第二十六条 档案馆应按学院、专业、班级对学生档案进行分类上架,按“八防”标准实行专业化保管,每年全面检查核实一次,发现问题及时解决。

第二十七条  休学学生的档案应作为非在校学生档案妥善保存。学生复学后,档案馆要及时将其档案归入所在班级档案。

第二十八条  推迟毕业的学生档案,档案馆在接到教务处或研究生学院通知后,要按照学院和专业进行分类管理,同时在原来的登记名册上注销并说明原因。

第二十九条 被开除学籍、退学、死亡、结业、肄业的学生档案,从办理学籍变更起,教务处、研究生学院要及时向档案馆下达书面通知,待办理完离校手续后,由档案馆将其档案交给学生本人或家长(监护人)。

第三十条  学生在受刑事处分和劳动教养期间,其档案由学校档案馆代为保管。刑满释放或解除劳动教养后,档案按有关规定转递出馆。

第三十一条  出国不归、失踪的学生档案由学校档案馆作为遗留档案保管。

 

第六章  学生档案的查(借)阅

     

第三十二条 学生档案的查阅、复印,只限于因工作需要的各单位指定人员。查阅、复印学生档案时须持单位介绍信,办理审批登记手续。

第三十三条 任何学生不得查阅本人档案。确因特殊情况个人需要利用档案中有关材料时,本人须持有效证件提出申请,经档案馆同意并办理相关手续后,方可复制使用。

第三十四条 学生档案原则上不外借。因单位工作需要外借,要严格办理审批、登记手续,并按规定期限归还。

第三十五条 ()阅学生档案,必须严格遵守保密制度和阅档规定,严禁涂改、圈划、污损、批注、拆散、抽取、撤换和增添档案材料。未经批准不得擅自拍摄、复制档案内容。

 

第七章  学生档案的转递

 

第三十六条 毕业生档案的转递,由学生就业指导服务中心和档案馆负责办理。毕业生就业单位确定后,学生就业指导服务中心要按机要部门和档案馆的要求,详细填写毕业生档案发送通知单(纸质和电子文本),并及时分批送交档案馆。档案馆接到发送通知单后,要在7个有效工作日内完成转递工作。

第三十七条 学生档案原则上通过机要渠道转递,必要时可派专人送取。特殊情况需自带或委托他人代取时,必须持学生就业指导服务中心开具的相关证明,按有关规定办理(委托他人代取时,需交学生本人的委托书、身份证复印件、被委托人身份证复印件)。本人自带或委托他人携带过程中档案遗失、私自开封等后果由学生本人负责。

第三十八条 通过机要渠道转递的学生档案,由学校机关事务服务中心收发室负责与机要局联系办理,并负责做好学生档案的机要查询工作。收发室接到毕业生档案后,要在3个有效工作日内发出。转递学生档案的相关费用由学校财务统一支付。

第三十九条 转递的学生档案,档案馆要认真填写《学生档案转递单》,并要对档案转递单存根、回执进行整理、粘贴、打印目录,按要求及时向文书档案室归档保存。

第四十条 学生毕业离校后,如需查询本人档案的转递去向,由档案馆负责查询。

 

 

第八章   

 

第四十一条 对工作不负责任,玩忽职守,导致学生档案损坏、丢失或涂改、伪造档案材料造成严重后果的工作人员,学校将依据档案管理的有关法规追究其责任。

第四十二条 本办法自公布之日起执行。

第四十三条 本办法由档案馆负责解释。

 

〇〇九年五月十九日