甘肃省《会计档案管理办法》实施细则

(甘肃省财政厅 甘肃省档案局2003年3月31日甘财办〔2003〕11号印发)

 

    第一条 为了全面加强我省会计档案标准化、规范化、制度化管理工作,更好地发挥会计档案在社会主义市场经济建设中的重要作用,根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》、《会计基础工作规范》、《会计档案管理办法》的规定,结合我省实际情况,制定本实施细则。

    第二条 我省各级党政机关、社会团体、企业事业单位和其它组织以及按规定应建帐的个体工商户(以下简称“各单位”),依照本实施细则管理会计档案。

    中央驻甘单位可执行本专业系统的会计档案管理办法(以正式文件为准),若本专业系统无统一的会计档案管理办法,则执行本实施细则。

    第三条 省财政部门和省档案行政管理部门共同负责包括中央驻甘单位在内的全省会计档案工作的指导、监督和检查;市(州、地)、县(市、区)财政部门和档案行政管理部门共同负责本市(州、地)、县(市、区)所属各单位会计档案工作的指导、监督和检查;省直各专业主管部门的会计机构和档案机构共同负责本专业系统直属单位会计档案工作的指导、监督和检查。

    第四条 会计档案包括会计凭证、会计帐簿、财务报告等会计核算专业材料以及与之相关的“其它类”材料,如银行存款余额调节表、银行对帐单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等,它是记录和反映本单位经济业务活动的重要史料和凭据。预算、财务计划、财务工作总结、财务工作制度等文件材料不属于会计档案范围,应归入文书档案整理保管。

    第五条 各单位要把会计档案管理纳入本单位的会计工作和档案工作一并安排,要把会计档案作为本单位档案的重要组成部分,统一进行管理,切实做到领导、人员、制度、柜架、库房五落实。

    第六条 会计人员负责会计档案的积累、整理、编目和移交等工作(出纳人员不得整理保管会计档案);档案人员负责会计档案的接收、保管和查阅服务工作,并负责会同会计人员对到期会计档案进行鉴定与销毁。

    第七条 各单位应建立健全下列会计档案工作制度:会计档案管理人员岗位责任制;会计档案立卷归档制度;会计档案安全保管制度;会计档案查阅利用制度;会计档案鉴定销毁制度。

    第八条 各单位每年形成的会计档案,由会计机构指定专人按照以下要求进行整理:

    (一)会计凭证

    1.每月10日前,完成上月会计凭证的整理装订任务。

    2.装订之前,应先按照《会计基础工作规范》第三章第二节的规定认真做好各项基础工作。如有缺漏,应责成有关责任人按规定补齐。

    3.原始凭证粘贴、折叠的长度、宽度,应与会计凭证封面相同,每本凭证装订角的厚度一般保持在2厘米左右,最厚不超过2.5厘米。

    4.会计凭证整理好后,统一按记账凭证编号顺序逐月(月内以记账凭证编号顺序确定会计凭证排列顺序)逐年排列并编写案卷顺序号。如果会计凭证册数比较多,可以每5年编写一个案卷顺序号;如果会计凭证册数比较少,可以每10年编写一个案卷顺序号。

    5.每年的会计凭证整理排列编号完毕后,统一编制案卷目录一式三套。

    6.所有会计凭证编好案卷目录后,即可装入凭证盒入柜保管。每盒装几本按凭证薄厚确定,装满为止,但不能跨月跨年装盒。

    7.整理好的会计凭证须达到项目填写齐全、签章手续完备、装订整齐美观、排列编号准确、查阅利用方便的要求。

    (二)会计账簿

    1.一本账为一个整理、保管单位,即为一卷,但各种账簿厚度一般不超过2厘米。

    2.每本账簿在立卷归档时都要从“1”开始,统一用铅笔编写页码。正面有数据记载的页码编写在右上角,背面有数据记载的页码编写在左上角。活页账整理时统一将正反面都是空白的帐页抽出;现金日记账和银行存款帐必须保持原貌,不得拆散,不得抽撕空白页,如原已印好页码则无须再编。

    3.凡账簿都要在封面之后账页之前放置“账簿启用表”,并认真填写各个项目,如无帐簿启用表,整理时务必补上。

    4.每年的账簿统一按照现金账、银行存款帐、总账明细账、日记账、辅助账的顺序进行排列,且从“1”开始,逐年连续编写案卷顺序号。

    5.案卷号编好后,逐卷(本)编制案卷目录一式三套。

    6.凡整理好的账簿,要按照排列编号顺序统一装入卷盒内。每盒装几本,以账本薄厚确定,装满为止,但不同年度的账簿不能混装在同一盒内。

    7.整理好的会计账簿须达到结构完整、项目齐全、页码准确、平整美观、查阅方便的要求。

    (三)财务报告

    1.各单位每年的财务报告统一分为下列两部分分别进行整理:①年度财务报告(决算,包括文字分析);②月、季度财务报告(决算,包括文字分析)。

    2.日报、旬报、半月报可不立卷归档,由财务部门视具体情况保存使用并进行处理。

    3.各单位的年度财务报告视页数多少,一年立一卷或若干卷, 不得与月、季度报表混合整理;月、季度财务报告视份数、页数多少,可一年立一卷,也可每季度或每半年各立一卷;每卷厚度一般不超过2厘米。

    4.一个卷内有若干份报表时,按时间顺序进行排列,其中纸张太小的应按照A4标准进行背贴。

    5.凡财务报告卷编写页码,正面有字的编在右上角,背面有字的编在左上角。每本卷均从“1”编起,一卷一个顺序号。

    6.年度财务报告统一按年度顺序单独排列并编写案卷顺序号;各年度的月、季度财务报告统一按时间顺序另行排列并编写案卷顺序号,逐年接续;年度财务报告与月、季度财务报告整理好之后,应分别装进按规定制作的卷盒内,不同年度的不能混装。

    7.案卷顺序号编好后,逐卷编制案卷目录一式三套。

    8.整理好的财务报告,应达到目录备考齐全、页码编写无误、装订整齐美观、封面填写正确的要求。

    第九条 各单位整理会计档案,统一使用由省财政厅、省档案局监制的会计凭证、会计账簿、财务报告的封面、备考表、卷盒、凭证包角纸和会计档案案卷目录表格,并按规范填写所设置的各个项目。

    第十条 各单位当年形成的会计档案,在会计年度终了之后,可由会计机构再保管一年,并在期满次年的三月底之前移交本单位档案机构统一保管。因财务工作需要也可适当延长移交时间,但最长不超过三年,具体由各单位确定。移交时经档案机构检查不符合整理编目规定的,由会计机构负责重新整理。接收之后一般不再拆封,确需拆封的档案机构(人员)须与会计机构(人员)共同进行,以分清责任。

    第十一条 各单位要认真贯彻《档案法》关于集中统一管理档案的基本原则。会计机构不得以某种理由拒绝按规定向本单位档案机构移交会计档案,更不允许会计人员个人自行封存所经手的会计档案。档案机构不得以某种理由拒绝按规定接收会计档案。

    第十二条 各单位档案管理人员应严格保守本单位会计档案秘密,并严格按照规定向有关人员提供查阅、复制服务。严禁查阅人员在会计档案上涂画、拆封或抽换撕扯会计档案,违者按《会计法》、《档案法》规定严肃处理。

    第十三条 会计档案的保管期限从会计年度终了后的第一天算起,分为永久和定期两种,其中定期又分为3年、5年、10年、15年和25年五种。以上所定会计档案保管期限为各相应会计档案应保管的最低期限,在整理会计档案时应逐本逐卷具体标明。各类会计档案的保管期限按照财政部、国家档案局1998年8月发布的《会计档案管理办法》执行。

    第十四条 保管期限已满的会计档案如仍需查阅利用,各单位可根据实际需要适当延长保管时间。如需销毁,按以下程序进行:

    (一)由本单位分管档案工作的领导负责,并由档案机构、会计机构派员共同组成鉴定小组。

    (二)对已满或超过保管期限且打算销毁的会计档案逐卷进行鉴定。

    (三)抽出正在建设期间的基建项目会计档案和与未结清债权债务有关的原始凭证及会计账簿继续保管。

    (四)对已无继续保存价值并确定销毁的会计档案,分门别类逐卷编制销毁清册,列明卷号、名称、形成年月、应保管期限、已保管期限和销毁原因,并书面提出综合性的销毁意见。

    (五)将销毁意见和销毁清册提交本单位领导研究审查,同意后由单位负责人签署意见。

    (六)各单位销毁会计档案由本单位档案机构、会计机构共同派员监销,其中党政机关、人民团体同时要有同级财政部门、审计部门派员参加监销,财政部门同时要有同级审计部门派员参加监销。

    (七)监销人员在销毁前要依据批准的销毁清册对即将销毁的会计档案进行认真清点,销毁后要在销毁清册上签名或盖章,并将监销情况报告本单位领导。

    第十五条 采用电子计算机进行会计核算的单位,既要保存电子会计档案,又要保存纸质会计档案,以免电子会计档案信息丢失后造成无法弥补的损失。

    第十六条 单位发生变化,其会计档案的归属与查阅、复制根据不同情况按如下办法处置:

    (一)单位因撤销、解散、破产等原因而终止的,终止前形成的会计档案,由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管,也可移交有关档案馆代管。

    (二)单位因某种原因分立,如原单位存续的,其会计档案由原单位统一保管;如原单位解散的,其会计档案通过各方协商交由其中一方代管或移交有关档案馆代管;如分立时有未结清的会计事项,其所涉及的会计凭证、会计账簿须抽出交由业务相关方保存。

    (三)一个单位的部分业务移交给另一个单位办理,所涉及的会计档案由原单位保存,但对有关未结清的会计事项所涉及的原始凭证,要单独抽出由业务承接单位保存到会计事项结清为止。

    (四)几个单位合并为一个单位,原各单位解散或一方存续其他方解散的,原来各单位的会计档案由合并后的单位统一保管。如原各单位仍存续的,其会计档案则仍由原各单位保管。

    (五)会计档案的保管单位发生变化后,原各有关单位均可按规定查阅、复制与其有关的会计档案,新保管会计档案的单位应按规定给予查阅。

    第十七条 建设单位在项目建设期间形成的会计档案,在工程决算出来之后移交给建设项目的接收单位。

    第十八条 凡会计档案的保管单位发生变化时,由原单位负责按规定整理好之后方可移交。

    第十九条 单位内部的会计机构与档案机构之间或单位与单位之间交接会计档案,按照以下程序进行:

    (一)由移交方分门别类逐卷(册)编制会计档案案卷目录一式三套,其中两套作为会计档案移交清册,一套交接收方作为日常查阅会计档案使用。

    (二)交接双方按照会计档案移交清册所列内容逐项进行清点。

    (三)交接会计档案时,交接双方经办人和交接双方负责人(作为监交人)均应在场,并在清点无误后,由双方交接经办人、监交人共同在移交清册上签名或盖章,同时加盖交接双方单位(机构)的公章。

    (四)会计档案移交清册一式两套,交接双方各存一套备查。

    第二十条 本实施办法由甘肃省财政厅、甘肃省档案局共同负责解释,自2003年1月1日起施行,以往与本实施办法不相符合的规定同时废止。