文书档案归档程序及要求
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为适应档案管理现代化需求,规范我校档案整理方法,根据西北师范大学校长办公室(2002)14号文件《西北师范大学〈归档文件整理规则〉实施办法》的要求,提出本程序及要求:
一、归档文件的整理单位
1、归档文件以“件”为单位进行整理、分类、编号、排列、编目、装订、装盒。
2、文档的正文与底稿合为一件进行整理归档。
3、原件与复印件合为一件进行整理归档。
4、转发文与被转发文合为一件进行整理归档。
5、正文与附件合为一件进行整理归档。
6、同一年内相关的请示与批复、报告与批示、函与复函各为一件,跨年度的文件各为一件进行整理归档。
7、文件处理单与相关文件合为一件进行整理归档。
8、报表、名册、图表、介绍信存根、商调函、审批表、土地使用证、会议记录、同学录、简报、各类登记册等按照本来的装订方法,一个自然本(册)为一件进行整理归档。
二、归档文件的装订、编页码
1、归档文件统一按“件”进行装订,装订时必须用统一的文档装订夹装订档案,每份文件编页码时须从第一页开始编到最后一页为止,正面编在右上角,筒子页背面有文字图表的编在左上角,每份文件材料均从“1”页开始编页号。
2、永久和长期保存的文件材料必须拆除订书针等金属物。
3、成册的文件材料,(如:会议记录、名册、报表等)可保持原貌。
4、归档文件用纸规格以A4纸进行裱糊,列为短期保存的文件材料及本来已经装订成册的刊物、书籍等可保持原貌,不必拆开重新装订。
三、归档文件的分类
1、把归档文件按保管期限分开。
2、把同一保管期限内的文件材料按年度分开。
3、把同一保管期限内的文件材料按单位分开。
四、归档文件的排列编号
1、将归档文件按照文件的形成时间或文号的先后顺序进行排列。
2、纪委、组织部、人事处等部门产生的文件材料按问题进行排列。
3、同一事由、同一时间或同一问题的文件材料按形成时间或重要程度进行排列。
4、会议记录、统计报表等成套性文件材料分别集中排列。
五、打印归档目录
1、凡归档文件材料,按照档案馆的要求填写归档文件目录,归档文件目录必须在计算机上打印并将打印好的目录考盘后移交档案馆文档室。
2、凡归档文件材料以保管期限的划分来打印归档文件目录。即:永久、长期、短期目录各打印一份交档案文档室。
3、归档文件的“件”号各单位不必填写,由档案馆统一填写。
4、永久、长期、短期档案的目录的第一页必须填写单位名称,不填写文件名称。
5、归档文件目录的页数必须填写每份文件的总页数。