西北师范大学声像档案管理实施办法
(2005年12月修订)
下 载]  
第一条 声像档案是高校档案的一个重要组成部分,它具有客观、形象和真实的特点,能生动、具体地再现学校教学、科研及各方面工作成果,真实记录学校各个时期发展面貌,具有重要的查证作用和历史参考价值,为加强对我校声像档案的管理,更好地发挥其作用,特制定本办法。
第二条 凡是在学校各项工作活动中直接形成的记录和反映工作活动过程,具有保存、利用价值的各种声像载体(照片、底片、幻灯片、投影反转片、录音带、录像带、磁盘、光盘等)和配套文字材料,均属声像档案材料。
第三条 声像档案材料必须遵循声像载体的特点和规律,实行集中统一管理,形成声像档案的各部门,要按归档要求,努力做好收集、整理、归档工作,确保档案的完整、准确、系统和安全。对录像、录音带等特殊载体的档案材料,根据保管和利用特点情况,设立声像档案分室。分室可保管本部门形成的声像档案。分室在业务上接受校档案馆的指导,设在校新闻中心,每年定期向校档案馆,移交目录一份。
第四条 为确保对声像档案材料管理工作的落实,各部门声像载体材料形成后,必须向校档案馆归档。
第五条 声像档案工作应列入学校的发展计划,在经费、库房设备和人员配备方面要予以保证。
第六条 声像档案的归档范围:
一、党政活动类
1、历届党代会、团代会、学代会、教代会、工代会等党政部门召开的重大会议。包括:开幕、闭幕场面,领导讲话、代表发言、会议情况等各种声像材料。
2、校庆、历年教师节、重大纪念日等重要声像材料。
3、建校以来主要领导任职期间的工作照,参加教学、科研等活动的声像材料。
4、省级以上党政领导和社会知名人士来校活动场面(包括视察、座谈等)的声像材料。
5、校内民主党派的重大活动。
6、国内有影响的教授、专家等在校访问活动的声像材料。
7、本校授予校外人员名誉职务、称号的声像材料。
8、其它有关党政活动中所形成的有重要意义的声像材料。
二、教学类
1、开学及毕业典礼,领导、来宾讲话、师生代表发言等活动场面的声像材料。
2、历届毕业生的毕业合影照片,优秀毕业生照片。
3、培训班材料。
4、知名教授、专家和在学术上造诣较深的中老年教师讲课、学生听课、论文答辩、实验、电化教育等声像材料。
5、学生参加实习、军训、社会实践、社会调查及各种竞赛活动的场面材料。
6、奖学金设立及颁奖大会的场面材料。
7、其它有关教学活动中形成的有重要意义的声像材料。
三、科研学术类
1、重点、大型科研课题评审、鉴定会场面的声像材料。
2、由本校发起并组织的全国性、省级学术活动。本校学术年会(科技报告会)包括:大会开幕、闭幕式、大会发言、著名学者报告等声像材料。
3、著名专家来校作学术报告的声像材料。
4、参加省级以上科技成果展览的声像材料。
5、学生在科研和学术活动中取得突出成绩的声像材料。
四、外事活动类
1、外国友人、各种代表团来校参观访问及赠送礼品的声像材料。
2、与国外学校签订协议、备忘录、合同的全过程的声像材料。
3、外籍教师在校教学、生活的声像材料。
4、在我校召开的国际性学术会议场面的声像材料。
5、本校派出国外进行友好访问、考察、进修、留学等所获得的声像材料。
五、产品、仪器设备类
1、本校研制、试制、生产的产品样照及使用情况的场面声像材料。
2、价值5万元以上的重大仪器设备的样照和安装调试运行照。
六、文体类
1、历届运动会开幕、闭幕式、领导讲话、运动员比赛场面的声像材料。
2、校运动队参加各级运动会合影、获奖情况等材料。
3、教职工、学生参加体育运动项目的训练、比赛场面材料。
4、外单位来校的比赛、表演等场面材料。
5、学校举办的书画、摄影、图片等展览。
6、各种文艺团体来校演出,本校文艺团体演出剧照、演员合影等。
七、校园建设类
1、学校各个时期的校园环境材料。包括:校门、大楼、校牌等建筑物和校园风光。
2、学校重大项目的开工、奠基、落成典礼和学校建设规划、模型等声像材料。
八、获奖类
1、教学活动中获得的奖状及奖品照片。
2、科研项目成果获奖的奖状及奖品照片。
3、学校产品获奖的奖状照片。
4、各类活动中被评为先进集体、文明单位等奖状及奖品照片。
5、劳动模范先进个人证书、奖章及奖品等照片材料。
九、人物类
1、历任校长、党委书记及名人的声像材料。
2、国内外知名校友返校活动、捐赠仪式等的声像材料。
第七条 归档方法和时间
一、照片以校宣传部为主,上年的材料拍摄后应将照片、底片整理齐,写好说明文字,于每年的六月底前向校档案馆归档。
二、毕业生合影照由校学生处负责,拍摄后注明学生姓名和所在位置,整理好在当年的九月底前向校档案馆归档。
三、其他部门拍摄的照片,整理后及时交本部门兼职档案员,由兼职档案员在本部门归档时向校档案馆归档。
四、录像、录音带由校新闻中心负责,从保管条件和利用情况考虑,暂存校电视台。电视台在拍摄、录制后经整理编辑,应按校档案馆的要求编号并编制目录,在每年六月底前将目录移交一份给校档案馆。
第八条 声像档案的保管和利用
一、存放声像档案的库房,应做到防火、防光、防盗、防潮、防高温、防虫等。录音带、录像带应放在专用柜内。
二、定期检查声像档案。录音带、录像带一般每隔半年重绕一次,如发现磁带变形、断裂、磁粉脱落、照片发黄、发霉、变质等现象,应及时采取措施加以补救。
三、声像档案未经鉴定和批准,不得私自消磁和涂改。如需复制,除形成部门外应办理批准手续。销毁声像档案,必须由学校档案馆和形成部门提出意见,并报学校校长办公会议批准。
四、校档案馆按照学校档案利用制度,编制有关检索工具,积极提供利用,为学校的各项工作服务。