《西北师范大学文件材料立卷归档规定》
下 载][附 件]   

档案作为人类文化遗产,是联系过去、现在和未来的纽带。为使我校档案管理工作标准化、规范化、科学化,以确保我校档案的完整、准确、系统,现根据国家教委发布的《高等学校档案工作规范》、《普通高等学校档案管理办法》并结合我校档案工作实际,特制定本规定。

    一、立卷归档制度及各职能部门职责

    1、实行部门立卷制度。即文件形成部门及课题组立卷的制度。由立卷人或部门兼职档案工作人员按本规定第三项要求,进行系统整理组卷。编排页号,填写卷内目录后向校档案馆移交。档案馆有关各室负责指导立卷,经档案馆检查合格后,填写案卷目录。

    2、实行档案工作责任制。各部、处、室、院、馆、所、中心等部门(下称职能部门),必须把档案工作纳入职能范围。各单位分管办公室工作的负责人为本单位档案工作主管领导;各单位办公室主任为档案工作责任人,并指定一名兼职档案管理人员,负责本部门档案的收集、整理和移交工作。要把文件材料的形成、积累、整理、归档工作纳入管理人员的岗位职责,要做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作,都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

    3、实行"三纳入"、"四同步"管理。"三纳入"是:归档工作应纳入学校各单位的计划和规划,纳入相应的管理制度,纳入管理人员的职责范围;"四同步"是:各职能部门在布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

    4、公务文件的归档:各职能部门在公务活动中形成的文件材料,也必须按规定向档案馆移交。任何部门和个人均不得据为己有、逾期不交或自行处理。

    5、实行科研成果、基建工程项目与文件材料的同步审查制度。凡对科研成果、产品规划与试制,基建工程、重要仪器设备等进行鉴定、验收时,有关业务部门必须通知并会同校档案馆对应归档的文件材料加以审查、签署意见。如无完整、准确、系统的文件材料的项目,不予验收,不予上报成果。

    二、文件材料的归档范围及保存期限

    (一)归档范围:

    1、党群组织类;2、行政管理类;3、教学类;4、科研类;5、基本建设类;6、仪器设备类;7、产品生产与科技开发类;8、出版物类;9、外事类;10、财会类;11、人事档案材料类;12、学生档案材料类;13、声像载体类。

    归档的文件材料包括纸质、照(胶)片、软盘、录音带、录像带、电视片等各种载体形式(归档范围、保管期限的划定和特定的组卷要求详见附件)。

    (二)保管期限:保管期限分永久、长期和短期三种(见附件)。凡附件中未列入者,参照下列原则划分: 1、永久:凡是反映我校主要职能活动和基本历史面貌的,学校和社会需要长远利用的档案,应为永久保管。它主要有三部分:一是本校制定的重要文件材料;二是上级领导部门针对本校所发的重要文件材料;三是各种分类档案管理中,国家主管部门有明确规定的文件材料。

    2、长期:凡是在相当长的时间内,本校需要查考利用的档案,应为长期保管。它主要有两部分:一是本校产生的,在相当长时间内各项工作需要查考利用的档案;二是上级领导部门和有关部门所发的与本校工作业务有关的比较重要的文件材料。其保管期限为十五年至五十年。

    3、短期:凡是在短期内本校需要查考利用的档案,列为短期保管,其保管期限为十五年(含十五年)。

    三、各类文件材料的组卷要求

    1、质量要求:归档文件应齐全完整,已破损的文件应予修整,字迹模糊或已褪变的文件应予复制。归档的文件材料应质地优良、书绘工整、声像清晰、规格统一、签字齐备,符合有关部门的规范和标准。

    2、文件材料可采用分年度立卷,请示与批复,放在复文年立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划、计划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结,放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷;非诉讼案件,放在结案年立卷;回顾及纪念性文件,放在写成年立卷。

    3、卷内密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;非诉讼案卷结论、决定、判决文件在前,依据性材料等在后;其他文件材料依其形成规律或特点,按有关部门规定排列。

    4、科研课题文件材料的排列顺序是:立题材料、成果材料在前,原始材料在后;文字材料在前,图样在后;图样按目录或图号排列;特殊载体的文件材料,按有关规定整理组卷(见附件四)。

    5、页号、件号编排。卷内文件材料安排列顺序,依次编写件号或页号。装订的案卷每卷一般不超过一百页,填写页号应统一用铅笔在有文字的每页材料正面的右上角,背面的左上角;不装订的案卷,应对卷内每份材料逐件编件号;图表和声像材料等,也应在装具上或在声像材料的背面,逐件编号。

    6、卷内目录的填写。每个案卷应按规定的格式逐件填写卷内文件目录。对文件材料的题名不要随意更改和简化。没有题名应拟写题名,无实质内容的题名应重新拟写,但应在拟写的标题外加上方括号。没有责任者或无年、月、日的文件材料要考证清楚,填入有关部门项内;会议记录应填写每次会议的时间和主要内容;填写的字迹要工整,卷内的文件目录放在卷首。

    7、声像档案应用文字标出摄影、录音和录像的对象、事由、时间、地点、中心内容和责任者。

    8、填写备考表。有关卷内文件材料的情况说明,都应逐项填写在备考表内。若无情况说明,也应将立卷人、检查人姓名和时间填上,以示负责,检查人一般应是立卷单位的负责人,备考表放置卷尾。

    9、卷内文件应去掉金属物,对破损的文件材料应按裱糊技术托裱,字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷;案卷应采用三孔一线方法装订;不装订的案卷,卷内文件应逐件用细线装订。对未留装订线的文件,须进行贴边后再行装订。

    10、归档的案卷必须经过整理、鉴定,归档单位应逐个提出保管期限和保密意见,经档案馆审查后归档。

    11、不同保管期限,不同密级的文件材料,须分别组卷。密级的划分,按国家科技保密工作有关规定和学校的保密实施细则执行。

    12、文件材料的形成,必须符合文书处理的基本要求,责任人必须签写姓名全称,禁止用圆珠笔、铅笔书写。

    13、凡校内由两个以上单位协办事项的文件材料,由主办单位负责汇总归档。凡与校外单位合作完成的项目,若我校为负责单位,经办部门须负责归档一套完整的档案。若我校为协办单位,则只归档与承担任务有关的部分。

    四、各类档案归档时间

    1、党政部门和按年度归档的部门,于次年四月底前完成归档工作。

     2、各教学部门和需按学年归档的部门,于次学年寒假前完成归档工作。

    3、财会部门档案于会计年度终了后暂由财会部门保管2年,期满后于次年4月底前完成归档工作。

    4、科研、基建、仪器设备等专题性、成套性档案,在项目完成并通过鉴定、验收后两个月内完成归档工作;外事类、出版类、生产类于次年4月底前完成归档工作;网络、供电、通讯、景点、绿化、排水等系统在项目完成并验收后有关图纸材料在两个月内完成归档工作。

    5、人事档案有关部门在形成材料后一个月内完成归档工作。

    6、学生档案的入党、团材料、毕业生材料、奖学金评定材料、奖惩材料、学生成绩表、学位审批表等于6月15日前完成归档;新生档案、新生体检表在9月底前进馆编排入柜。

    7、案卷归档须填写移交清单一式两份,写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间,交接双方签名后各持一份。

    五、本规定经校行政会议通过后,自公布之日起实行。原学校下发的各类有关立卷归档规定同时作废。

    六、本规定及其附件由校档案馆负责解释。

    ※ 附 件:※

    1、党群组织类材料归档工作细则

    2、行政管理类材料归档工作细则

    3、教学类材料归档工作细则

    4、科学研究类材料归档工作细则

    5、基本建设类材料归档工作细则

    6、仪器设备类材料归档工作细则

    7、产品开发类材料归档工作细则

    8、出版类材料归档工作细则

    9、外事类材料归档工作细则

    10、财会档案归档工作细则

    11、人事档案归档工作细则

    12、学生档案归档工作细则

    13、声像载体材料归档及管理工作细则

    14、西北师范大学《归档文件整理规则》实施办法