关于做好2015年研究生档案整理移交工作的通知
2015/10/20 添加,点击 1487 次)

关于做好2015年研究生档案整理移交工作的通知

各学院:

2015年研究生入学工作已经结束,为做好研究生新生档案的整理和移交工作,确保2015入学研究生档案收集齐全、材料完整、整理规范、保存安全,根据《西北师范大学学生档案管理办法(试行)》(西师发 [2009] 81号文件)现将相关工作通知如下:

一、工作内容
1.对2015年入学研究生档案认真核查,清点份数,审查核对档案信息,对遗漏和缺失材料督促新生尽快补齐,对虚假档案进行甄别,对到校前破损或已经拆封的学生档案不予接收。将档案中属学生个人保管的各种证件原件材料(户口转移证、团员证、党校结业证、高校录取通知书、奖状和证书原件等),退给学生本人。在查阅无误后填报“研究生入学档案归档清单”(附件1)。
2.对无档案学生建立新的学籍档案(袋),以备读研期间形成的档案材料归档,避免丢失。
3.所有研究生档案整理、建档完毕,填写好档案袋正面的“学号、专业、姓名”后,按学号由小到大顺序排序,连同归档清单、档案移交目录一并移交档案馆核对并入库保管。
4.以学院为单位,填写《2015级研究生入学档案归档清单》(附件1)。统计档案应到而实际未到者和培养方式为非定向不需调档案者名单,填写《2015年入学研究生档案未到学生名单》,并向学生公示后报研究生院,格式学院自定。

二、工作要求
1.2015年研究生档案第一次交由学院归档整理,请各学院领导务必高度重视,主管研究生管理工作的领导为主要负责人,须配备政治素质高、责任心强、工作认真的工作人员具体负责研究生档案的整理和管理工作。
2.学生移交或邮寄档案学院必须要有详细记录,永久保存,以备查用。
3.请各学院到学校档案馆网页下载相关表格,并根据时间安排将整理好的档案及《2015年入学研究生档案归档清单》、《学院收交学生档案清单》(连同电子版)填报完整后,向档案馆进行移交。
4.党委研究生工作部将检查各学院研究生档案整理、管理情况,按照相关规定,为符合条件的研究生核发奖助学金。

三、时间安排

时间安排表

附件1:__级研究生入学档案归档清单
附件2:__学院收交研究生档案清单

联系电话: 7970912(档案馆) 7971932(研究生院)

研究生院 档案馆
2015年10月19日