关于做好2008级新生档案材料归档工作的通知

各学院，各有关单位：

       为做好2008级全日制本科生（含专升本）、研究生新生档案材料的归档工作，根据教育部和国家档案局第27号令《高等学校档案管理办法》的有关规定和要求，结合我校实际，现将学校2008级新生档案归档工作的有关事项通知如下。一、学生档案材料的归档范围

（一）本科生归档材料

      1．中学阶段材料（高中毕业生学籍表或高中毕业生登记表）。
      2．高考报考材料（主要包括高考报名登记表、机读志愿卡、体检表等）。
      3．团员材料（入团志愿书、入团申请书等）。
      4．党员材料（入党申请书、入党志愿书、自传、培养考察表、政审材料等），预备党员的有关材料暂由各学院党委统一管理， 待转正后再向学生档案室归档。
      5．奖惩材料（各种获奖证书除外）。
      6．预科期间材料。
      7．其它（如：考级证书、资格证书等具有体现本人素质和能力的证明材料）。
专升本学生归档材料，包括中学阶段和专科阶段两部分材料。其中，中学阶段材料、高考报考材料、党团员材料、奖惩材料等同上； 专科阶段部分主要包括高校学生学年鉴定表、实习鉴定表或教育实习评价表、学生历年成绩表、高校毕业生登记表、专升本推荐表等。

（二）研究生材料归档范围

      1．中学阶段材料（同本科生）。
      2．本科阶段学历材料（主要包括高校学生入学登记表、学年鉴定表、学位审批表、学生成绩表、高校毕业生登记表等）。
      3．研究生报考材料（研究生报名登记表、政审表、体检表、专家推荐书等）。
      4．博士研究生，还应有硕士阶段学历材料。硕士阶段学历材料主要包括：研究生入学登记表、历年成绩表、研究生中期筛选登 记表、硕士学位论文选题报告登记表、硕士学位论文评阅书、毕业研究生登记表、硕士学位申请书或评定书、授予硕士学位 的决定等。
      5．入学前工作期间材料（应届本科、硕士毕业生除外）。
      6．党团材料、奖惩材料（同本科生）。
      7．其它（如：考级证书、资格证书等具有体现本人素质和能力的证明材料）。
      团员证、团组织关系介绍信、党组织关系介绍信、户口迁移证、高考准考证、录取通知书、各种获奖证书等材料不属归档范 围。

二、新生档案材料的归档要求

（一）档案材料收集整理

      1．2008级本科新生档案材料归档工作由各学院负责组织安排，指定专人具体负责新生档案的收集、整理等工作。研究生档案材料的归档工作由研究生学院负责安排。
      2．各学院自接通知之日起指派专人到档案馆学生档案室领取学生档案袋，并接受档案整理、分装的培训，同时上报学生档案主管领导和具体归档负责人名单与联系方式 。
      3．各学院按新生档案材料归档范围，组织相关人员（必须是中共党员）收集、整理，按规定的材料顺序将学生档案材料装入学生档案袋内，填好档案袋封面的姓名、性别、届别、专业、学号等（黑色墨水填写，字迹要清楚、规范，不能涂抹）。
      4．各学院在收交学生档案时，必须要与学生本人核对档案内容，并填写学院收交学生档案清单，经学生本人签字确认。
      5．转专业的学生档案由新转专业所在学院负责归档。

（二）档案材料移交

      1． 对本科生档案进行整理、核对、清点后，打印“2008级学生档案归档清单”和“2008级本科生入学档案材料目录”一式两份，经经办人和主管领导签字后，加盖单位公章，与学生档案（按专业班级分类，学号顺序排序）一起向档案馆学生档案室移交。
      2．对研究生档案进行整理、核对、清点后，打印“2008级研究生档案归档清单”和“硕士研究生入学档案材料目录”、“博士研究生入学档案材料目录”一式两份，经经办人和主管领导签字后，加盖单位公章，与学生档案（按专业分类，学号顺序排序）一起向档案馆学生档案室移交。
      3．在“学院收交学生档案清单”表格中，未归档原因和本人签名必须让学生本人用黑笔亲自填写，不能代写或打印，填写完毕后复印件学院保存，原件移交档案馆存档。
      4．所有表格、清单一律用A4纸打印或复印，并全部添加页码，并在页码旁边注明此表共几页。手写一律用黑色笔，要字迹清楚，不能涂改。
      5．所有移交档案要由移交人和接交人当面点清，经双方签字确认，做到内容清楚，数字清楚、手续清楚完备。归档清单和归档材料目录双方签字盖章后，一份由档案馆存档，一份学院保存。
      6．为了保证移交工作有序进行，请各学院按照本科新生档案移交具体时间（见表一）提前做好准备，按时移交。

三、其它

      如果新生个人档案仍然存放在入学前学校或当地招生办公室，请及时通知学生将本人档案自带或邮寄到就读学院，由各学院于下学期开学后两周内，统一送交档案馆学生档案室归档保管，并按以上程序二次办理移交手续。如果学生档案因特殊原因无法交回，必须由学生本人以书面形式说明原因和理由，学院加注意见，盖章确认后上交档案馆存档。
      学生档案工作是学生管理和教育的基础性工作，新生档案的归档工作直接影响到学生档案的质量、安全以及服务利用。请各学院及相关单位高度重视，认真组织，精心安排，保质保量地做好学生档案材料的收集整理工作，按时将学生档案移交档案馆保存。 
档案馆归档联系人：席亚兰，7971612，7970913。

附 表：

1. 2008级新生档案归档时间安排表

2. 2008级本科生档案归档清单

3. 2008级研究生档案归档清单

4. 2008级本科生入学档案材料目录

5. 硕士研究生入学档案材料目录

6. 博士研究生入学档案材料目录

7. 学院收交学生档案清单

二OO八年十一月十二日