关于做好2009年档案工作的通知

各学院，各单位，机关各部门：

      为了认真贯彻落实《中华人民共和国档案法》、《甘肃省档案管理条例》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令8号）和《高等学校档案管理办法》（教育部令27号）等法规条例，根据《甘肃省档案工作规范化管理实施办法》（甘档发[2008]24号）、《关于对全省干部人事档案进行审核的通知》（甘组通字[2006]58号）和《甘肃省档案局关于检查省直和中央在兰单位档案工作的通知》（甘档发[2009]27号）等文件精神和要求，为了做好我校档案工作规范化管理省级达标任务和检查验收工作，结合我校实际，现将做好2009年学校档案工作的有关事项通知如下。

一、做好2009年档案材料的归档工作

      1、文书档案材料的归档工作按《西北师范大学归档文件材料分类方案》和《西北师范大学文件材料归档范围保管期限一览表》（西师发[2009]65号文件）执行。

      2、电子文件的归档工作按《西北师范大学电子文件归档与管理暂行办法》（西师办发[2004]21号文件）执行。要重点做好2007—2008学年度普通本科学生学籍及成绩登记表的电子档案的归档工作。

      3、学生档案归档工作按新制定的《西北师范大学学生档案管理办法（试行）》执行。

      4、基建档案的归档在执行以前有关规定的同时，要继续结合甘肃省档案局、甘肃省发展和改革委员会、甘肃省建设厅《关于印发〈甘肃省建设项目竣工档案专项验收办法〉的通知》（甘档发[2006]70号文件）精神做好相关工作。

      5、研究生学位论文归档按《关于进一步加强研究生学位论文管理工作的通知》（西师办发[2007]72号文件）执行。

      6、继续教育类教学档案今年继续执行先由继续教育学院教学档案室收集，保管五年后按教学年度移交到学校档案馆的管理办法。

      7、其它档案材料的归档工作按相关规定执行。

      8、归档时间要求：按自然年度归档的文件材料必须在今年6月底前完成，按学年度归档的文件材料必须在11月底前完成，2009届毕业生归档材料必须在6月30日前完成，2009级新生档案的收集、建档工作必须在12月20前完成。

二、认真做好几项重点工作

      1、组织部、人事处、档案馆等部门要按照《关于进一步做好干部人事档案整理装订工作的通知》(西师办党发[2009]1号文件)要求，精心组织，扎实细致地做好我校干部人事档案的整理装订工作，保证按期完成任务，迎接省委组织部的验查验收。各相关单位要充分认识开展干部人事档案审核和整理装订工作的重要性，积极配合，除继续做好干部人事档案中缺少档案材料的补充和收集工作外，一定要确保所有被抽调人员将全部的时间和精力投入到档案整理装订工作中。

      2、全校各有关单位要积极协助档案馆，按照《甘肃省档案工作规范化管理实施办法》和《甘肃省档案局关于检查省直和中央在兰单位档案工作的通知》的精神和要求，采取有力措施，精心组织，积极准备，稳步推进，务求实效，在今年9月底前完成学校档案规范化管理工作，做好“省特级”的申报和达标工作，10月份迎接省档案局的检查验收。

      3、全校各有关学院一定要认真做好毕业生档案材料的收集、整理、归档和转递工作。今年我校共有毕业生5116人，其中本科生3965人，研究生1151人，是学校历史上毕业人数最多的一年。各学院、各单位要高度重视毕业生就业工作，指定专人负责毕业生档案材料的收集、整理和归档工作，学生就业指导服务中心、档案馆要加强对各学院的业务指导，按期完成毕业生档案的转递。

三、相关要求。

      1、各单位要组织有关人员认真学习国家、教育部、省上和学校的有关档案工作的法规文件，按照文件的精神和要求，并结合本单位实际，确保把有价值的文件材料按规定收集归档，保质保量做好今年的档案工作。

      2、各学院各单位分管档案工作的领导要高度负责，将档案工作列入单位工作的重要职责，指定专人（兼职档案员）负责此项工作，做到任务明确，责任到人，工作有计划、有要求。

      3、档案馆要加强对各单位归档工作的业务培训和指导，组织业务人员深入归档单位进行技术指导和服务。

      4、学校有关部门和档案馆要加强考核工作，对不按要求和不能按期完成归档任务的单位和工作人员，要在一定范围内进行通报，并作为单位和个人考核的一项重要依据。

      5、为了加强档案工作的管理和联系，请各学院各单位将分管档案工作的领导和工作人员（兼职档案员）名单于2009年5月20日前报档案馆。

 

 

 

二00九年四月二十八日