各学院：
为了做好2008届本科毕业生教学档案归档工作，根据《关于做好2009年归档工作的通知》（西师发〔2009〕14号）的要求，现将归档的基本要求和时间安排通知如下：
一、纸质档案的归档要求：
1、归档材料要认真整理、仔细核对。
2、本科生学籍及成绩登记表的归档：要对《西北师范大学学生学籍表》逐项填写，每人都要有照片，如有问题，写清原因，本人的学籍在前，成绩在后，每页加盖学院公章。
3、装订方法：每班为一册，在右上角用铅笔编写连续页码，封皮和目录不编写页码。装订孔打在左侧1.5厘米处，正中（15厘米处）为中心孔，从中心到两边各打两孔距中心孔为8厘米，用白色线绳装订，第一页为封皮，全部用白色A4皮纹纸（卡纸）。
4、对归档的各班人数和学院总人数进行统计，归档目录电子的一份，作为档案馆进行系统汇总的重要依据；移交清册纸制文本一式两份。严格交接手续，移交人、接收人签字盖章。
5、封皮、目录、移交目录、案卷目录的格式，在档案馆网站相关下载栏目中下载，字体、格式不能更改。
二、电子档案的归档要求：
1、载体要求： DVD只读光盘，载体表面清洁，无划痕，无封贴。
2、光盘内文件格式： 将纸质按A4幅面、150dpi精度、彩色（非照片）形式全部扫描并保存为JPG格式的JPEG影像文件。
3、光盘内文件结构：
一个学院一张光盘，盘内附有学生名单，学生名单放在一级文件夹下（学生名单表格在档案馆主页的相关下载栏目中）。
盘内文件结构：
一级文件夹，文件夹名称：××届××学院普通本科学生学籍及成绩登记表+人数（例如：2009届数信学院普通本科学生学籍及成绩登记表xxxx人）。
二级文件夹(每个专业建一个文件夹)，文件夹名称：专业名称+人数（例如：计算机专业xxx人）
三级文件夹(每个班级建一个文件夹)，文件夹名称：班级名称+人数（例如：甲班xx人）
三级文件夹下即为以学生为个体、单个JPG格式的归档文件。将每个学生的学籍和成绩放在一起，表一为学籍表，文件名称统一为：学生姓名+学籍表+01.jpg，表二为成绩登记表，文件名称统一为：学生姓名+成绩登记表+02.jpg（若成绩登记表有多页，顺序编号依次类推；若有重名，在重名的学生姓名后加一位流水号）。
4、归档单位应对归档的电子文件填写《西北师范大学归档电子文件目录》、《西北师范大学归档电子文件登记表》和《西北师范大学归档电子文件移交清册》（表格在档案馆主页的相关下载栏目中，具体填写请参照第六条）。
5、归档时，需要移交归档电子文件光盘一式三套（一套封存保管，一套查阅利用，一套异地保存）和相关表格，经检查合格后方可办理移交手续。《归档电子文件目录》移交电子版，《归档电子文件登记表》和《归档电子文件移交清册》移交纸质一式两份，移交部门和档案馆双方签字盖章后各保存一份备查。
6、相关表格填写说明：
（1）《西北师范大学归档电子文件登记表》，一张光盘填写一张登记表。
（2）《西北师范大学归档电子文件目录》，一张光盘有一个载体编号，教学电子档案的载体编号为：年代-JX01,02…；一个班级为一条记录，文件编号在光盘中按流水号；电子文件类别代码：T-文本文件，I-图像文件；保管期限与纸质相同。
（3）《西北师范大学归档电子文件移交清册》，一张光盘为一条记录，文件数即为盘内学生数。
三、纸质和电子版档案材料要同时同步归档。各单位十一月二十四日移交结束。档案馆要进行系统整理，因为涉及面广，请各单位理解并积极配合。
四、具体归档日期安排如下，请各单位提前做好准备,按时将档案及相关材料移交档案馆教学档案室。
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学 院 |
时 间 |
学 院 |
时 间 |
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教育学院 |
11月4日8∶30 |
外语学院 |
11月5日8∶30 |
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音乐学院 |
11月5日2∶30 |
教育技术与传播学院 |
11月6日8∶30 |
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美术学院 |
11月9日8∶30 |
地理与环境科学学院 |
11月10日8∶30 |
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政法学院 |
11月11日8∶30 |
生命科学学院 |
11月12日8∶30 |
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物理与电子工程学院 |
11月13日8∶30 |
化学化工学院 |
11月16日8∶30 |
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文史学院 |
11月17日8∶30 |
旅游学院 |
11月18日8∶30 |
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经管学院 |
11月19日8∶30 |
数学与信息科学学院 |
11月20日8∶30 |
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体育学院 |
11月23日8∶30 |
研究生学院 |
11月24日8∶30 |
纸质文件联系人：陈 霄 联系电话：7970912
电子文件联系人：谢翠香 联系电话：7971951 7970397
档 案 馆
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