关于电子文件归档要求的通知

各相关单位和机关各部门：
      为规范我校电子文件的归档与管理工作，结合我校产生电子文件的实际情况和西师办发【2010】8号文件精神，现将2010年电子文件归档工作的有关要求通知如下：
一、归档范围：
      1 文书类
         1.1 校团委文件。由团委负责四月底前归档，文件格式为PDF或JPEG。
      2 教学类
         2.1 普通本科学生学籍及成绩登记表。由教务处负责十月底前归档，文件格式为JPEG。
         2.2 硕（博）士研究生学籍及成绩登记表。由研究生学院负责十月底前归档，文件格式为JPEG。
         2.3 硕（博）士学位论文。由研究生学院负责十月底前归档，文件格式为PDF。
      3 出版物类
         3.1 《丝绸之路》电子刊。由《丝绸之路》编辑部负责四月底前同专用排版软件一并归档。
         3.2 《西北成人教育学报》电子刊。由《西北成人教育学报》编辑部负责四月底前同专用排版软件一并归档。
      4 照片类
         4.1 毕业生合影照。由学生处负责十月底前归档，归档照片应注明学生姓名和所在位置，文件格式为JPEG。
         4.2 学校重要活动或人物照片。由宣传部负责四月底前归档，归档的照片应达到主题鲜明、影像清晰、画面完整，照片的元数据（标题、地点、人物）填写清楚，文件格式为JPEG。
二、归档要求：
      1、载体要求： DVD只读光盘，载体表面清洁，无划痕，无封贴。
      2、归档单位应对归档的电子文件填写《西北师范大学归档电子文件目录》、《西北师范大学归档电子文件登记表》和《西北师范大学归档电子文件移交清册》。（表格在档案馆主页的相关下载栏目中）
      3、归档时，需要移交归档电子文件光盘一式三套（一套封存保管，一套查阅利用，一套异地保存）和相关表格，经检查合格后方可办理移交手续。《归档电子文件目录》移交电子版，《归档电子文件登记表》和《归档电子文件移交清册》移交纸质一式两份，移交部门和档案馆双方签字盖章后各保存一份备查。
三、未尽事宜请与档案馆信息室联系
      电话：7971612 (武华维)
      邮箱：huaweiw@qq.com
                                                                                                                                                                                                                                                 西北师范大学档案馆信息室
                                                                                                                                                                                                                                                             2010-4-6