档案是人类社会的原始记录。它不仅在人们的现实生活中具有重要的凭证与参考作用，而且对于维护人类社会的历史真实面貌具有重要意义。档案工作是是高校建设和发展的重要组成部分，在高等教育的改革和发展中发挥了强有力的支撑作用，高等教育的发展在各方面也推动了高等学校档案工作的逐渐完善。西北师范大学建校伊始，就开展了档案相关工作，已详细记录了我校建设和发展历史过程中的珍贵历史资料。近年来学校档案工作一直保持良好的发展势头，在学校发展的每个重要关头都发挥重要作用，体现了档案和档案工作的价值与意义。2004年学校档案馆被国家档案局授予“全国档案工作优秀集体”称号，从此我校档案工进入了快速发展阶段。
随着高等教育的改革和发展，高校档案工作也得到了大力的推动。社会信息化建设的发展使档案工作面临着新的机遇和挑战。在当前新一轮教育改革的帷幕正在开启的新形势下，学校档案馆与时俱进，加快发展步伐，努力实现我校档案工作的现代化，使档案馆成为聚集智力资源、科技资源和精神资源的宝库，为学校的发展，科学文化的传承，社会的进步作出更大的贡献。
一、我校档案工作的基本情况
学校集中管理档案的机构成立于上世纪五十年代。1957年，学校成立了档案室，隶属于党办、校办领导。1988年，成立了综合档案室，挂靠校长办公室领导。2000年7月，学校在内部管理体制改革中，为了使档案工作更加适应学校事业发展，同时提升档案管理的水平和质量，成立了档案馆，实现了对全校各类档案的集中统一和规范管理。档案馆作为学校档案工作职能管理部门，承担制定学校档案工作长期规划、年度计划、管理制度并组织实施的职责；承担了解全校档案工作情况，向学校提供工作情况信息，提出改革意见和建议的职能；承担对全校各单位档案工作进行监督、检查、指导、人员业务培训和宣传教育的职能。
档案馆内设办公室、文书档案室、财会档案室、科技档案室、人事档案室、教学档案室、网络信息室、学生档案室、编研室等工作部门。现有专职工作人员8名。学校各单位兼职档案人员186名。这支队伍学历高，工作能力强，年富力强，结构布局合理，能满足我校目前档案工作的需求，并能保证学校档案事业的可持续发展。
学校档案馆有独立的馆舍，馆舍建筑面积600多平方米，三室分开，库房坚固安全，各类设备齐全，符合档案馆建筑设计的要求，基本满足目前工作需要。现馆藏有建校以来的党群、行政、教学、科研、基建设备、出版、产品、财会、声像、人事、学生等门类的档案资料近10万卷（件），储存收集和转化的电子档案36万条（幅）。
近年来，学校党委和行政领导班子在致力推动学校事业迅速发展的同时，非常重视学校档案事业的同步发展，在学校档案事业发展的每一个关键时期，都给予了强有力的领导和全面支持。学校历届领导班子中，都有一名领导分管档案工作，从无间断。分管领导经常深入档案工作实际之中，指导工作，解决问题，形成了学校档案工作得以迅速发展的强有力的保障。
省档案局（馆）等部门的领导也经常到学校检查、指导我校的档案工作，在制度建设、业务规范、人员培训、发展方向等方面给予了全面地关心、支持和鼓励。在兰各高校及其他行业档案部门的领导和专家也经常到我校参观访问，给我校的档案工作给予了无私的指导和帮助，这些都是做好我校档案工作不可多得的良好外部条件。
在学校党政的重视和强有力领导下，在省档案局等领导部门的支持下，在全校档案工作人员的共同努力下，学校校档案工作取得了优异的成绩。上世纪80年代，学校综合档案室就被评为“甘肃省档案工作先进集体”、“甘肃省标准档案室”，“科技事业单位档案管理国家二级”等荣誉；2004年被国家档案局（馆）授予“全国档案工作优秀集体”称号，被评为“甘肃省档案工作示范单位”；2006年被甘肃省档案局评为全省档案管理工作“特优”单位；2008年被甘肃省人事厅、档案局授予“全省档案工作先进集体”称号，同年被学校评为“全校优秀管理单位”； 2009年再次被甘肃省档案局评为全省档案管理工作“特优”单位[①]；2010年被中共甘肃省委组织部授予“全省干部档案工作先进集体”称号；被学校评为“西北师范大学档案工作先进集体”。学校现为甘肃省档案规范化管理“省特级”单位[②]，是首批通过测评的14家中唯一一家地厅级单位。
二、我校档案工作的基本做法
1、坚持以 “三个代表”重要思想为指导，坚决贯彻党的路线、方针、政策，坚持用科学发展观指导学校档案管理工作，坚持档案工作的正确方向。为了使档案工作适应新时期高等教育事业发展的需要，学校党委和行政非常重视档案工作，每年将全校的档案工作作为一项重要内容列入工作要点，年终按规定要求进行检查和评估。学校的分管领导定期深入到档案工作单位指导工作，了解工作开展情况，及时发现和解决工作中存在的问题。学校经常以召开档案工作会议、业务骨干座谈会等形式，研究探讨档案业务，强调要注重档案收集的及时性和完整性，确保档案管理的安全性和保密性，教育和要求档案工作人员要认真学习邓小平理论和“三个代表”重要思想，刻苦钻研档案业务，在档案工作岗位上“创先争优”，努力实践“三个代表”重要思想，档案工作领导干部要以高度的党性、严谨的作风和创新的精神，改进管理方式，改变工作作风，增强服务意识，提高管理水平，确保档案工作为学校各方面工作提供准确可靠、便捷高效的档案信息服务。我校坚持用科学发展观指导档案工作，深入学习和贯彻落实国家档案局的“实现两个转变，建立两个体系”的档案工作新思路，认真学习理解令计划同志的“重新认识档案工作”、杨冬权同志“两个怎样”的工作思路等，准确把握档案工作的发展方向，与时俱进，全面提高档案工作的政治理论指导水平。
2、坚持不断改革和完善档案工作管理体制，使其充分发挥工作职能，更好地为学校的中心工作服务。2000年7月以前，我校的各类档案一直由各工作部门和学校综合档案室分别负责管理，并各自开展具体保管和利用工作。分散的档案管理体制不利于档案的集中保管和利用，不符合档案工作的特点及要求，严重制约了学校档案工作的开展以及档案的提供利用。2000年，学校在内部机构改革工作中，为了充分发挥档案在学校事业发展中的作用，本着科学管理、规范收集、确保安全、方便利用的原则，大力对学校档案管理体制进行改革，决定将原来分散多头管理的文书、教学、财会、科技、学生、干部人事、声像等档案进行集中收集、整理、保管，实行专业化规范管理。在此基础上，成立了学校处级建制的档案馆，档案馆下设各类专门档案工作室，配备了强有力的领导班子和业务水平高、工作责任心强的工作人员。管理体制的改革和完善为学校档案工作的发展提供了组织上的保证，从此学校档案工作迈上一个新台阶。
3、坚持认真贯彻执行档案工作的政策法规，注重制度建设。在实行学校档案工作体制改革时，我们明确认识到，档案工作有其独特性，要管理好档案，必须依法治档、管理规范，必须按规章制度办事。我校档案馆始终贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》、《甘肃省档案管理条例》等法规及甘肃省档案局、国家教育部等上级部门有关档案管理的一系列规定，认真落实国家档案局8号令、省局实施办法，教育部27号令等。学校党政非常注重档案管理制度建设，要求档案馆先后制定出台了《档案管理办法》、《档案馆工作职责》、《档案工作人员守则》、《档案管理保密办法》、《西北师范大学文件材料分类方案》、《西北师范大学学生档案管理办法（试行）》等管理制度数十余项，并不断修订和完善，编印了《档案工作法规要览》、《西北师范大学档案管理制度汇编》等文件汇编读本，供全校相关人员学习和查用。坚持工作制度上墙，进行宣传和警示。在日常工作中，档案馆严格要求档案工作人员按规章制度办事，并建立了完善的监督机制，设计了科学合理的工作流程。学校重视法规宣传教育工作，制度健全，纪律严明，档案馆落实措施有力，近年来我校在档案工作中未出现泄密、毁坏档案等违法违纪现象，有力地保证了学校档案工作的顺利开展。
4、努力进行档案管理基础设施建设，坚持要求材料收集归档及时，信息准确齐全，整理规范，保管安全可靠，利用率高的工作目标。学校在教学用房十分紧张的情况下，为档案馆解决了建筑面积600余平方米的独立馆舍，库房坚固，布局合理，消防设施齐全，使之达到了档案保管的基本要求。近三年来，学校先后共投入数十万元用于档案馆的设施改造和业务工作，先后购置了计算机、密集架等档案专用设备。
学校特别重视档案的安全保管工作，每年都投入资金进行安全设施建设和改造。档案馆制定了多项安全管理制度，成立了义务消防队，每个人都签订安全责任书，划定了安全责任区。将其纳入到“档案安全体系”建设中，作为一项重要的内容常抓不懈。学校档案馆不断改进工作作风，提高服务水平和质量，积极开展利用工作，如在近三年中，共接待查阅近10000人（次），查阅档案近30000卷（件），利用查准率、查全率均在为100%。学校对各类档案收集、整理、利用、保管有严格的规定， 档案馆近年来未出现任何工作差错，档案材料收集归档及时全面，信息真实有效，整理科学规范，保管安全可靠，利用便捷高效。鉴于我校档案工作的卓越成绩，档案馆连续5年获得综合治理良好单位，现8人中有3人获全校综合治理先进个人。
5、注重建设一支高素质的档案专业管理干部队伍。在进行管理体制改革和制度建设的同时，为了做好档案管理工作，学校非常重视建设一支高水平的、稳定的档案专业管理干部队伍。档案馆组织工作人员定期开展业务学习，开展科研活动，还重视通过外出培训等途径提高他们的业务素质，三年来人均外出培训学习2.5次。档案馆现在职人员近两年共在省级以上刊物上公开发表档案专业论文、文章18篇。学校为档案馆配备了强有力的领导班子和较高素质的工作人员。现8名工作人员中，全部具有大专以上学历，其中硕士2人，本科5人，专科1人；8人全部具有专业技术职称，6人具有档案专业职称，其中副高2人，中级5人；有处级干部2人，科级干部2人；中共党员6人。
学校各学院、各单位、机关各部门负责档案收集整理的兼职档案工作人员有186名。学校坚持定期举行全校兼职档案工作人员培训班，提高他们的业务水平，学校定期对全校档案管理工作成绩突出的单位和个人进行表彰，总结和通报全校档案工作情况。2010年对全校档案工作先进集体和先进个人进行了表彰，激发了全校的档案工作热情，提升了档案意识。
6、坚持开展档案信息化建设，已取得明显成效。为了更进一步推动学校档案工作的可持续发展，实现档案的现代化管理，为学校整体事业的发展提供高质量的信息服务，学校于2004年5月根据国家有关规定，印发了《西北师范大学电子文件归档与管理暂行办法》，对电子文件收集、积累、归档、移交、整理、保管、利用等做出了具体规定和要求。同时，大力提高档案管理的现代化水平，先后给档案馆购置了专业服务器、高配置计算机、扫描仪、数码照相机、刻录机等档案现代化管理和信息化建设的配套设备。档案馆购置了现代化档案管理软件，建立了局域网，制作了西北师范大学档案馆网页，于2001年开通并连接到国际互联网上进行宣传和提供服务。同时，根据学校要求，制定了档案信息化建设规划，组织人力，大力开展档案数字转化工作。截止目前，共实现收集、转化信息36万余条（幅），建立了案卷、文件、全文三级数据库：全部的文书、教学、财会、科技、基建、人事档案的案卷目录数据库、1991-2009年的文书档案文件目录数据库、以及1938—1949年630卷文书档案全文数据库，2002年—2009的教学档案全文数据库，实现本科生学籍成绩档案全程数字归档管理。信息化建设使得档案的提供利用工作更加便捷和高效，也为数字化档案馆建设工作打下了坚实的基础
三、我校档案工作未来发展目标
经西北师范大学几代档案人的不断努力，学校的档案事业取得了长足的发展，获得很多荣誉。但是贯彻落实《国家中长期教育改革和发展规划纲要》以及如何为深化教育改革提供档案服务，对档案工作提出了新的要求。因此，学校档案工作应该抓住机遇，迎接挑战，加快发展步伐，为把西北师范大学档案馆建设成为专业化、现代化、数字化高校档案馆而继续努力奋斗。
1、进一步加强人才队伍的建设。专业化的人才队伍是构建专业化的档案馆的基础和首要条件，人才是第一位的。人才队伍的专业化要求每个档案管理人员都具备专业化的知识、专业化的技能以及高尚的职业道德，在具有现代档案管理理论的基础上各有其专长，成为各自所从事的工作领域内的专家，档案管理队伍实现从传统经验型向现代化、专业化方向转变。
2、进一步完善档案管理的规章制度体系，优化档案管理流程，实施精细化管理。学校已于2009年9月顺利通过了省“特级”档案馆的测评，管理规范化的水平在省内高校属于领先水平，但放眼全国乃至整个档案系统，还有很多待改进的地方和好大的上升发展的空间。还要进一步完善档案管理的规章制度体系，优化档案管理流程，实施精细化管理。
3、优化馆藏，进一步做好档案信息资源体系建设。学校档案馆现收藏了建校以来的党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版物、产品、财会、声像、人事、学生等门类的档案资料10万卷（袋、张、件），数字化档案信息36万余条（幅），其中建国前档案200多卷。馆藏档案的数量已具备一定规模，基本能够满足我校的档案信息需求，但仍然存在馆藏结构不合理、库藏档案的成分不够优化、完整性不够高等方面的问题。因此，我们需要进一步优化馆藏：馆藏档案的内容上要包括我校教学、科研、管理和生产等各个领域的活动的翔实材料；在馆藏结构上实现各种档案、资料之间保持一定的合理比例关系，使馆藏的档案资料成为一个有机整体；馆藏档案要在立档单位、所属历史时期、内容属性等方面，呈现出层次多维的特点；库藏档案的类型应当具有多样性特征，收藏档案的门类、形成单位、载体形态等均应具有多样性。
4、完善服务，进一步加强档案提供利用体系建设。坚持态度热情、质量一流、内容丰富、方式多样的服务宗旨。准确把握党和国家的大政方针和学校的工作重点，找准档案工作服务的切入点、结合点，转变思想观念，改变过去那种“你提需求，我服务”的被动服务模式，增强服务的主动性、预见性和前瞻性。拓宽档案工作服务的领域和内容，构建多功能的档案服务模式。创新档案工作的服务方式，特别是充分利用互联网等现代化的信息技术来开发利用档案信息资源主动提供利用。
在构建专业化档案馆的基础上，将学校档案馆建设成为一个设备先进、管理科学、服务功能多样的现代化档案馆，在实体档案馆的基础上重构一个数字化档案馆，是我们坚持不懈的奋斗目标。我们要继续不断地砥砺创新勇气和实践勇气，有序扎实推进学校档案馆创新发展，提升为全校师生、广大校友服务的能力，为把西北师范大学建设成为“教师教育为主，特色鲜明，西部一流，全国高水平综合性师范大学”发挥积极作用。
（档案馆供稿）
（原文载于《师大教工》2010年第4期）
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[①] 2009年省直和中央在兰单位档案工作检查中，共有25家被评为“特优”单位，我校以1098分位列第一名。
[②] 根据《甘肃省档案局关于印发<甘肃省档案工作规范化管理实施办法>的通知》（甘档发[2008]24），各单位以往获得的档案管理等级作为历史荣誉予以保留，不再作为衡量本单位当前和今后档案工作水平的标准或标志。现实行的等级定为：特级、一级、二级、三级。
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