关于做好110周年校庆材料归档工作的 通 知

各单位、校庆各工作组：

 

      110周年校庆是学校发展历程中的一项重大活动，在纪念建校110周年的各项庆祝活动中产生的文件材料（包括纸质文件、电子文件、照片、音像、实物等）对学校今后的建设与发展有着重要参考利用价值，应当认真整理、及时归档，移交学校档案馆以便更好保存。现将有关工作通知如下：

一、归档范围

      根据《西北师范大学文件材料归档范围保管期限一览表（试行）》（西师发[2009]65号），结合学校关于校庆工作的有关文件内容，制定了110周年校庆工作文件材料归档范围参考表供大家参考，凡是在110周年校庆工作活动中产生的，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

二、归档时间

      对于110周年校庆工作的档案材料采取集中归档和例行归档相结合的办法，校庆办和各工作小组形成的关于校庆的专题档案须在2013年1月4日之前整理完毕移交到档案馆；各学院、各单位、机关各部门形成的与校庆相关的材料可以和其他日常工作中产生的档案一起于2013年4月30日前整理完毕移交学校档案馆。

三、归档要求

      （一）各单位档案工作分管领导、校庆办和各工作小组的负责人要切实加强领导，重视此项工作，应将其纳入到工作计划中，及时布置和检查110周年校庆的归档工作；档案馆主动做好归档工作的业务指导。

      （二）各单位的兼职档案员要本着对师大历史负责的精神，认真做好110周年校庆材料归档工作。归档文件材料要齐全完整、系统准确，不遗漏缺失，归档及时，手续完备。

      （三）归档材料有电子版的也应一并归档。刻录光盘，一式三份，电子文件名与移交目录中的文件标题相同，光盘中文件夹不能超过三级。

（联系电话：7970912 贾建秀）

 

                                            

档 案 馆

                     二〇一二年十二月二十四日

西北师范大学110周年校庆文件材料归档范围参考表

 

序号	归档范围
1	校庆活动的计划、总结、方案、请示、批复、规定、通知等文件，校庆各小组工作方案、预案、人员分工等有关材料
2	相关的会议记录（含重要的座谈会）、纪要
3	校庆所产生的领导讲话、致辞、发言稿、题字、题词
4	校庆庆典一览表
5	邀请各单位的请柬
6	校庆期间参加校庆活动的来宾、校友花名册
7	外来单位的贺信、贺电
8	校友的贺信、贺电、往来函件等
9	外单位（校友）赠送的书画、礼品、纪念品登记册
10	学校统一定制的各种纪念品的样品、制作设计图及说明（含服装），招标说明、验收报告等
11	校庆活动中与外单位签订的合同、协议书等文件材料
12	礼品发放清单
13	参加校友论坛代表登记表，学术研讨会论文集等
14	庆典、学术活动的照片、录音、录像等声像材料
15	媒体对校庆活动的相关报道
16	成就展（校史、科研成果展等）全套版面的彩色打印件
17	校史、校志、画册、光盘等编辑出版物
18	校友录（名册）、理事会名单，各省市校友名单
19	校庆经费预算编制情况
20	有关捐赠款的财务清单
21	其它反映校庆活动的文字、音像材料等
22	各学院的简介、画册、相关资料、活动议程等
23	其它有价值的材料

 

      备注：以上文件材料凡有电子文件的均应将电子文件拷贝归档（文件名即文件标题）