关于做好2015年归档工作的通知

文章来源:档案馆发布于:2015-04-13浏览:4

各学院,各单位,机关各部门:
       依据《西北师范大学档案管理办法》(西师发﹝2013﹞73号)和《西北师范大学2015年工作安排》(西师党发﹝2015﹞1号)文件精神,为保证我校2015年档案工作顺利完成,现将本年度归档工作的有关事宜通知如下:
    一、归档范围
       文书类:按照《西北师范大学文件材料分类方案》(西师发〔2009〕65号)执行;
       教学类:在教学管理和教学实践活动中形成的具有保存价值的文件材料,包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面;研究生学位论文按照《关于进一步加强研究生学位论文管理工作的通知》(西师办发〔2007〕72号)执行;
       科研类:列入上级主管部门和学校计划的每一项研究项目(课题),或以我校为主的科研项目(课题),从课题的申请到取得研究成果,进行鉴定验收、申请专利、报奖和推广应用的全部过程中形成的具有利用和保存价值的文字、图表、数据、声像等形式的文件材料;
       基本建设类:学校在每个建设项目从酝酿、决策到建成交付使用的全过程中形成的,应当归档保存的文件,包括项目的提出、决策、计划、勘测、设计、施工、竣工、使用、维护、改建、扩建等活动中形成的文字、图纸、图表、计算、声像等形式的文件材料;
       仪器设备类:国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料;
       出版物类:本校自行编辑出版的学报和其他学术刊物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等;
财会类:依据《甘肃省会计档案管理办法实施细则》(甘财办〔2003〕11号)执行;
       学生类:依据《西北师范大学学生档案管理办法(试行)》(西师发〔2009〕81号文件)执行;
       人事类:参照中共中央组织部印发的《干部人事档案材料收集归档规定》(中组发〔2009〕12号)执行;
       除了上述规定的档案材料外,各单位形成的其他有保存价值的文件材料也应列入归档范围,特别要重视2014年学校重大活动、重要会议、重点项目、重大改革等材料的收集归档;以前未能够按时归档的各类材料也应一并补归。
    自2014年开始,学校档案馆单独增设外事类和人物类档案,特面向全校收(征)集有关外事和人物的档案材料,请相关单位做好归档工作。
    二、归档时间
    1.文书类、财会类档案、科研项目、出版物、仪器设备类、外事类等材料按照自然年度归档,在4月30日前完成。
    2.教学类档案材料按照学年度归档,在10月30日前完成归档。
    3.基建项目档案在项目竣工验收后3个月内完成归档。
    4.学生类档案中的2015届毕业生档案材料在6月30日前完成,2015级新生档案材料在11月30日前完成。
    5.组织、人事部门形成的干部档案材料要在形成10天内归档,其它部门形成的干部档案材料要在形成后1个月内归档。
    6.以前未能按时归档的档案材料,请在4月30日前补归。
    三、在线归档
       自2014年开始,学校将实行在线归档,通过档案管理系统平台实施电子文件和纸质档案同步归档,实现增量档案的全部电子化,为全校师生提供更加方便、快捷、优质的档案信息服务。
    四、归档要求
    1.各单位的档案工作分管领导要重视归档工作,做好安排,为兼职档案人员提供充分的工作条件和时间。
    2.各单位兼职档案人员要认真对待归档工作,参照归档范围将有保存价值的各种载体的文件材料收集齐全、完整,避免各种重要文件材料的遗漏缺失,并按时移交档案馆。
    3.移交档案时,一定要记录清楚,手续完备。
    归档范围等相关文件可从档案馆网站下载。

    收集指导室:7970912 7970397
    档案技术室:7971612

 

                                     档  案  馆
                                 二〇一五年三月三十日